¿Por qué las Bases de Datos?
Una de las aplicaciones más importantes asociadas a la incorporación de las Computadoras al mundo actual, es su capacidad de manejo de información a traves del uso de las Bases de Datos.
La integración de Programas que manejen esa información y realicen con ella, no solo conteos, estadísticas, clasificaciones, ordenamientos, sino también acciones como impresión de documentos, correspondencia masiva, identificación de aspectos comunes, y muchas
otras más, han hecho que las Bases de Datos pasen a ser una de las Aplicaciones más importantes de las Computadoras, no solo para el usuario común, sino para Instituciones, Empresas, Bancos, Compañías de Servicios Públicos y Privados y de las Entidades Gubernamentales vinculadas con Planificación y Estadísticas, las Instituciones Policiales y muchas otras más.
Para no perder de vista el alcance y objetivos de este sitio Web, no nos referiremos a «esas grandes» Bases de Datos, sino a las aplicaciones en «escala domestica» o personal de dichos programas.
¿Qué son?
Ante todo, veamos que son las Bases de Datos.
Cuando tenemos una gran cantidad de información que manejar, organizar, seleccionar o filtrar por una o varias de sus características, la forma ideal (y moderna) de hacerlo es a través de lo que llamamos Bases de Datos. Ilustremos esto con un ejemplo.
Si usted es coleccionista de Música y tiene una Colección de Discos Compactos de distintos Artistas, Autores, Géneros, Países, Épocas y quiere tenerla clasificada para localizar, identificar y hacer reportes escritos de los elementos de su Colección, podría hacer anotaciones en papel o tarjetas y hacer una especie de fichero con la información. Esto no es difícil de hacer si usted tiene 40 o 50 Discos y lo que quiere manejar como información de su Música, son solo 4 o 5 parámetros.
En este caso usted podría localizar con relativa facilidad, por ejemplo, toda la Música de un mismo Compositor, o todos los Artistas que han hecho una versión de una canción, y en general cualquier información que desee dentro de sus fichas o páginas escritas.
Pero suponga que su Colección es de 400 o 500 Discos y que usted desea tener clasificada y ordenada su información con más datos, por ejemplo:
Títulos de las canciones
Artistas que las ejecutan
Compositores que las crearon
Álbum en la que fueron estrenadas
Fechas de sus estrenos
Géneros al que pertenecen
Tiempos de duración
Países de origen
Si tuviera que localizar información en ese «fichero gigante» para compartirla con otros Coleccionistas, muy posiblemente terminaría
abandonando «la tarea» en poco tiempo, ya que su Hobby como Coleccionista de Música se convertiría en una carga más que en un disfrute.
Otro ejemplo notable es el de la Información de los Socios de un Club o Asociación, o el de su Colección de Libros, o el de sus Recetas de Cocina, o el de su Directorio Telefónico, en fin, cualquier tarea o afición que requiera del manejo de mucha información, es una aplicación potencial de una Base de Datos.
¿Cómo?
Si lo que viene a su mente es: «Pero yo no sé cómo hacer una Base de Datos», o Como se «hace» una Base de Datos?, entonces me satisface comunicarle que gracias a la existencia de las Computadoras Personales y a el trabajo de infinidad de Desarrolladores de Software, hoy en día es muy sencillo estructurar en su casa, Club, Oficina, etc. una Base de Datos que maneje mucha información con absoluta precisión.
El concepto más importante que necesita entender y manejar es el de «Campo».
Los Campos de una Base de Datos no son más que los encabezamientos de cada característica de la información. El resto es definir el formato bajo el cual esa información se va a almacenar. Así, los campos de información que van a contener Fechas, deben tener ese formato, los campos que solo contendrán Nombres, por ejemplo, deben tener formato Alfanumérico, los campos que contienen Edades son numéricos, y así sucesivamente.
De lo demás, Generación de Reportes, Filtros de Búsqueda, Ordenamiento de la Información, etc. se encarga los Programas que pueden ser adquiridos en el Mercado, a veces hasta de forma gratuita.
Inclusive, la mayoría de esos Programas incluyen las instrucciones y recomendaciones para estructurar su Base de Datos de la forma más conveniente. Así que, inténtelo con alguna de sus necesidades, hobbies o aficiones. No es difícil y una vez que ya tenga en uso su primera Manejadora de Información, como muchos las llaman, bendecirá la existencia de estas poderosas herramientas.
De acuerdo a su popularidad las más conocidas son:
- Microsoft Access
- Apple FileMaker
- LibreOffice Base Database
